L'importance de la rationalisation des structures publiques dans les administrations et le secteur publics modernes ( Par Dr. Abdou Karim GUEYE. )

2.     Identifier les redondances au cas où deux ou plusieurs entités accomplissent des tâches identiques ou très similaires ou ont en leur sein des duplications, afin de les éliminer, les consolider ou réduire les coûts et les inefficacités.
3.     Évaluer les chevauchements lorsque plusieurs entités se partagent des responsabilités similaires ou connexes, mais de manière non coordonnée, auquel cas l'audit cherche à clarifier les rôles et les responsabilités pour éviter la fragmentation et optimiser l'utilisation des ressources.
4.     Les fragmentations, lorsqu’au sein même d’une entité publique, des fonctions ou unités sont impliquées dans le même domaine ou dans la résolution d’un même problème ou besoin général, ce qui peut entraîner des prestations de services inefficaces ou désordonnées.
 
Le General Accountability Office a publié plusieurs manuels et études approfondies pour guider les administrations dans la conduite de tels audits illustrant comment les mener dans divers contextes, notamment dans les secteurs de la défense, de la santé, et des infrastructures, pour constater  la possibilité de réaliser des économies potentielles significatives, de rationnaliser, d’optimiser et de créer une plus grande efficacité des services publics. Ce concept d’audit des duplications, des redondances, des fragmentations et des chevauchements existe dans d’autres pays, avec des variantes :
-   Canada, le Bureau du vérificateur général du Canada a mené plusieurs audits axés sur l'efficacité des programmes gouvernementaux incluant l'examen des redondances et des chevauchements assortis de recommandations tendant à fusionner ou supprimer des agences redondantes.
-  Royaume-Uni, le National Audit Office (NAO) a mené des audits sur les duplications au sein des services publics, par exemple dans le secteur de la santé, et a identifié des chevauchements entre les services offerts par le National Health Service (NHS) et d'autres entités publiques, et proposé des réformes visant à réduire les coûts et à améliorer la coordination des services.
-  Australie, l’Australian National Audit Office (ANAO) a entrepris des audits similaires, notamment dans le cadre de la rationalisation des services publics pour éliminer les duplications et les inefficacités, particulièrement dans des secteurs comme l'éducation et les services sociaux.
Divers outils et méthodologies formalisées existent pour ce genre  d’audit censés suivre certaines étapes : (1) cartographie des processus pour identifier et documenter tous les processus existants ; (2) analyses permettant de comparer les processus et les fonctions pour identifier les zones de redondance, de duplication et de chevauchement ; (3) évaluation de l'Impact  financier et opérationnel des inefficacités ; (4) recommandations de solutions pour éliminer les redondances, fusions, suppression d'entités inutiles, réallocation de responsabilités ; (5) suivi et évaluation de la mise en œuvre des objectifs de rationalisation sont atteints.

Moderniser, voire réformer, une stratégie pour l'efficacité et l’optimisation par la fusion et des regroupements

 

L’Etat, les administrations, leurs leaders et Top manageurs doivent agir en stratèges pour tirer profit de la synergie et des opportunités de fusion, de regroupement, d’économie d’échelle, pour créer de la valeur, pour optimiser, renforcer l'efficacité et l'efficience, améliorer la coordination, réduire les complexités administratives, concentrer les ressources et les expertises, améliorer la qualité des services offerts, etc. Aussi, ces efforts de rationalisation et d’optimisation nécessitant des activités et fonction de pilotage, de conception et de mise en œuvre de réformes doivent-ils être gérés, notamment pour une meilleure appropriation. Les choix diffèrent selon les pays, mais il semble bien préférable d’instituer une unité de pilotage, à cet égard, en charge des mécanismes de coordination, de communication, de suivi et d'évaluation, des indicateurs de performance et de risques, du profilage des compétence, des ajustements stratégiques ou organisationnels continus, etc. Par ailleurs, il est important de s’assurer que les réformes menées dans ce cadre sont alignées avec la vision globale, les objectifs stratégiques et répondent aux besoins des citoyens (au sens large, usagers, contribuables, demandeurs de permis ou d’autorisations administratives préalables, de pièces ou cartes, etc.).  A cet égard, tout un travail de recensement est à faire. 
 

Problématique de la formation en Science administrative : appel à l'action pour l'Afrique Francophone

 
Les pratiques de gouvernance et de management publics qui viennent d’être étudiées, pour l’essentiel, proviennent du secteur privé, mais sont aujourd’hui, appliquées dans plusieurs pays anglo-saxons et asiatiques. Elles font ainsi partie intégrante des activités de gouvernance organisationnelle et de management. Dans ce contexte de réformes, la question de la formation en science administrative en Afrique francophone devient cruciale. Aujourd'hui, les institutions telles que les Écoles Nationales d'Administration (ENA), les Instituts Supérieurs de Management Public (ISMP) et autres écoles et facultés spécialisées, qui sont destinés à doter l'État de ressources humaines compétentes, ne prennent pas suffisamment en compte les nouvelles méthodes de management public, de gouvernance entrepreneuriale et de gestion de la performance, particulièrement celles qui sont développés ci-dessus. Ces établissements continuent souvent de dispenser des formations basées sur des modèles traditionnels qui ne préparent pas adéquatement les futurs cadres à relever les défis actuels des réformes administratives, au sens de nouveau management public et de nouvelle gouvernance. Il est donc nécessaire de réajuster les programmes de formation pour inclure les techniques modernes telles que le Lean Management, le Six Sigma, le reengineering des processus, ainsi que les modèles d'excellence organisationnelle comme le Baldrige Framework et l'EFQM, évidemment ben d’autres référentiels et doctrines encore.
 
Il s’agit d’adapter et non d’adopter, en usant de notre inventivité et de notre créativité.
 
 
Recommandations
 
Pour le Sénégal et les pour les pays africains francophones, nous suggérons les orientations suivantes :
 
1. Adopter une gouvernance solide et transparente
 
- Mise en place de comités de pilotage pour superviser les réformes, avec une gouvernance entrepreneuriale axée sur la performance et les résultats.
 - Coordination interinstitutionnelle pour assurer une communication fluide et une synergie entre les différentes entités impliquées dans les réformes.
  - Transparence dans la mise en œuvre des réformes, avec une communication régulière aux parties prenantes et au public.
 
 
2. Conduire des Audits des duplications, redondances, fragmentations, duplications
 
- Audit systématique des structures administratives pour identifier les redondances, duplications, et fragmentations qui nuisent à l'efficacité des services publics.
- Utilisation des manuels et méthodologies (inspiré du GAO et structures similaires) comme guides pour la réalisation de ces audits, en s'inspirant également des pratiques de pays comme le Canada, le Royaume-Uni, et l'Australie
 - Élaboration de recommandations concrètes à partir des résultats des audits pour éliminer les inefficacités identifiées, telles que les fusion, suppressions ou réorganisations des entités.
 
 
3. Intégrer les méthodes modernes de réforme
 
 - Reengineering des processus pour repenser fondamentalement les processus organisationnels et obtenir des gains significatifs en performance, qualité et rapidité.
   - Lean Management pour éliminer les gaspillages et optimiser l'utilisation des ressources, en simplifiant les processus administratifs.
   - Six Sigma pour améliorer la qualité des services publics en réduisant la variabilité des processus.
   - Utilisation des modèles d'excellence tels que le Baldrige Framework et l'EFQM pour guider les efforts d'amélioration continue et aligner l'organisation sur les meilleures pratiques mondiales.
   - Adoption du Kanban comme méthode visuelle pour améliorer la flexibilité et la réactivité des processus administratifs.
   - Benchmarking pour comparer les performances des administrations avec les meilleures pratiques mondiales et identifier des opportunités d'amélioration.
 
4. Explorer les stratégies de fusion et de regroupement
 
  - Identification des entités similaires ou complémentaires pouvant être fusionnées pour réaliser des économies d'échelle, améliorer la coordination et réduire la complexité administrative.
   - Planification et gestion des regroupements pour éviter les conflits de culture organisationnelle et s'assurer que les objectifs de la fusion sont atteints.
   - Suivi post-fusion pour évaluer l'efficacité des regroupements et ajuster les structures si nécessaire.
 
5. Assurer un suivi et une évaluation rigoureux
 
  - Mise en place d'indicateurs de performance pour mesurer l'avancement des réformes et s'assurer qu'elles atteignent leurs objectifs.
   - Suivi régulier des réformes avec des ajustements stratégiques en fonction des résultats obtenus.
   - Évaluation finale de l'impact des réformes pour tirer des leçons et faire des recommandations pour les futures initiatives.
 
6. Réajuster la formation en science administrative
 
 - Mise à jour des curriculums dans les ENA, ISMP, et autres institutions pour inclure les nouvelles approches de management public, telles que le Lean Management, Six Sigma, et les modèles d'excellence.
   - Formation continue pour les enseignants afin qu'ils soient au fait des dernières méthodes et outils de gestion publique.
   - Utilisation d'études de cas tirées des réformes réussies dans d'autres pays pour illustrer les concepts enseignés et favoriser l'application pratique (Banque de cas pratiques, par exemple).
 
7. Promouvoir l'innovation et l'amélioration continue
  
- Intégration de la culture d'innovation dans les administrations publiques pour encourager la recherche de nouvelles solutions et l'amélioration continue des services.
   - Formation des agents publics aux nouvelles technologies et aux pratiques innovantes pour les préparer à travailler dans un environnement en constante évolution.
   - Adoption des technologies numériques/digitales pour moderniser les processus administratifs et améliorer l'efficacité et la transparence des services publics.
 
 CONCLUSION
 
Les recommandations ci-dessus, mises à jour chaque fois que de besoin, offrent un cadre complet pour la conduite de réformes administratives profondes. Elles intègrent à la fois des méthodes modernes de gestion, des stratégies de rationalisation des structures publiques, et un réajustement des programmes de formation en science administrative. En mettant en œuvre ces recommandations, les gouvernements peuvent non seulement améliorer l'efficacité et la qualité des services publics, mais aussi préparer leurs administrations à relever les défis du futur avec agilité et innovation.
 
Dr. Abdou Karim GUEYE. DBA/MBA/ENA/Faculté de droit. Inspecteur général d’Etat (e r). Ancien Directeur général de l’Ecole Nationale d’Administration et de Magistrature du Sénégal. Auteur, Coach, Conférencier et Formateur Certifié (JMT, MGS). Expert en Gouvernance, Management, Transformation, Risques et Oversight.